13 Gen Le riunioni: da spreco di tempo a investimento

LE RIUNIONI: DA SPRECO DI TEMPO A INVESTIMENTO

Intervista a Luca Berni, per scoprire 9 semplici regole per riunioni efficaci.

Oggi nelle aziende si parla tanto di tagliare i costi.

QUAL È IL PUNTO DI VISTA DI UN CONSULENTE E UN COACH CHE LAVORA CON I MANAGER AZIENDALI?

Le organizzazioni non devono tagliare i costi. Un’organizzazione che cresce deve vedere i suoi costi aumentare. Ciò che si deve ridurre sono gli sprechi! Questo è un concetto molto diverso e pone i manager in un’ottica diversa rispetto a cosa tagliare.

Da dove si può cominciare per avere risultati rapidi senza troppi sforzi?

Difficile dirlo, poiché ogni organizzazione ha le sue specificità, ma c’è una fonte di spreco abbastanza comune a tutte da cui si può cominciare. Oggi, uno degli sprechi di tempo e di denaro più diffusi sono le riunioni. Alcuni anni fa, negli Stati Uniti sono uscite alcune indagini riferite all’efficacia delle riunioni, commissionati da enti pubblici e Società di telecomunicazioni private. Nel periodo pre-covid, solo negli Stati Uniti, si svolgevano circa 25 milioni di riunioni al giorno. Si calcolava che un middle manager trascorresse circa il 30% del suo tempo in riunione, mentre un top manager trascorresse circa il 50% del tempo in riunione. Il 92% degli intervistati dichiarava di fare “altro” mentre ascoltava gli altri in riunione, il 69% dichiarava di controllare le e-mail e il 49% ammetteva di fare cose non connesse all’argomento della riunione. Incrociando i dati, si è dedotto che il 67% del tempo trascorso in riunione andava sprecato. Tutto questo si stimava che generasse uno spreco di denaro nell’ordine dei 37 miliardi di dollari l’anno*! Questi dati si riferiscono solo agli USA, ma credo che, fatte le dovute proporzioni, negli altri paesi la situazione sia simile o anche peggiore.

Qual è la situazione oggi?

Non ci sono dati rilevati nell’epoca post-covid, ma la sensazione diffusa è che lo spreco di tempo in riunione non sia diminuito e che, grazie alla diffusione delle videochiamate di gruppo, la situazione sia peggiorata.

Come fare quindi per ridurre lo spreco di tempo in riunione?

Innanzitutto, bisogna considerare che una riunione ha un prima, un durante e un dopo. Ecco alcune semplici, ma efficaci, regole per gestire i tre momenti.

Prima della riunione

• Definire il risultato. Ogni riunione deve essere indetta per ottenere un risultato. La prima domanda da porsi è: ci serve davvero una riunione o possiamo risolvere in altro modo? La seconda domanda, e la più importante, è: quale risultato vogliamo ottenere con questa riunione? Sembra strano, ma molti non si fanno questa domanda.
• Definire il tempo totale. Più tempo avrete, più tempo ci metterete (legge di Parkinson). Per calcolare la durata di una riunione, si può usare la formula: Durata=nr. Partecipanti x 5 min + 10 min. Quindi, una riunione con 4 persone non dovrebbe durare più di mezz’ora.
• Invito ai partecipanti. I partecipanti devono ricevere l’invito con l’agenda con un anticipo tale che permetta loro di arrivare preparati.

Durante la riunione

• Rispetto dei tempi. Rispettare sempre l’orario d’inizio, secondo la vecchia regola: se sei in orario, allora sei in ritardo di 5 minuti. Rispettare sempre il tempo dedicato a ciascun argomento. Questo potrebbe richiedere un extra sforzo. Bene, questa è efficienza.
• Lavorare in ottica di risultato. Efficienza nei tempi ed efficacia dei risultati. Ogni intervento deve essere volto ad avvicinarsi o a raggiungere il risultato desiderato. Se non è così, è molto meglio tacere. Se si critica una proposta di un collega, bisogna sempre proporre un’alternativa, altrimenti, di nuovo, molto meglio tacere. Tutti devono essere sempre pronti a rinunciare a qualcosa per ottenere il risultato desiderato.
• Verificare il risultato. Verificare sempre il risultato raggiunto, rispetto a quello desiderato. Il risultato deve sempre essere raggiunto nei tempi stabiliti. Si può fare, è solo una questione di allenamento. Se le persone sanno che il risultato verrà verificato, saranno più efficaci ed efficienti.
• Creare un piano d’azione. Ogni riunione dovrebbe concludersi con un piano d’azione, che comprenda: chi deve fare cosa, quando, a che scopo e come verrà verificato.

Dopo la riunione

• Inviare un riassunto. Inviare poche righe che riassumano le decisioni prese e il piano d’azione. Tutti devono riceve lo stesso documento.
• Verificare i risultati delle azioni. Questa è la parte che si tende a dimenticare: la verifica di quanto ottenuto rispetto a quanto atteso. Questo è un passaggio cruciale affinché la riunione porti a risultati concreti e non sia una perdita di tempo.

Sembra tutto un po’ laborioso, non crede?

Capisco che questi passaggi possano sembrare laboriosi e consumatori di tempo. In realtà, molti di questi si possono fare in pochi minuti, se non in pochi secondi. Ma il vantaggio che se ne ottiene è nell’ordine di ore o giornate intere con un tangibile risparmio di tempo e di denaro.

Se Luca ti ha incuriosito o hai qualche domanda a cui vorresti risposta, puoi contattarlo direttamente scrivendo a luca.berni@t-cop.com

(*) Fonti: National Statistics Council USA e Infocom per Verizon Business